WICHTIG: Wir empfehlen für eine optimale Kompatibilität die Nutzung des Adobe Readers zum Öffnen von PDF-Dateien! Links zum Download finden Sie am Ende dieser Anleitung.

Datenschutz und Datensicherheit sind uns sehr wichtig. Wir respektieren Ihre Privatsphäre und möchten Ihre Daten auch auf dem Transportweg in sicheren Händen wissen.

Warum nutzen wir eine E-Mail-Verschlüsselung?

Der normale Versand einer E-Mail entspricht dem viel genutzten Vergleich mit einer Postkarte. Auf dem Transportweg kann der Inhalt frei gelesen werden und ist nicht geschützt.

Bereits vor einiger Zeit wurde von den Mailanbietern die Transportverschlüsselung (TLS/SSL) eingeführt und ist mittlerweile verpflichtend. Dies lässt sich mit der Transporttasche des Briefträgers vergleichen, die nun mit einem Schloß gesichert ist. An den Stationen, an denen die Sendung umgepackt wird, ist die Nachricht weiterhin unverschlüsselt.

Wir sind uns unserer Verantwortung für Ihre Daten bewußt, daher haben wir uns dazu entschieden, eine Verschlüsselung nach dem Stand der Technik einzusetzen.

Sie haben bereits eine eigene Lösung?

Sofern Sie ebenfalls eine Verschlüsselung einsetzen, die mit S/MIME oder PGP umgehen kann, teilen Sie uns dies bitte mit. Wir tauschen dann mit Ihnen die notwendigen Schlüssel bzw. Zertifikate aus und die Verschlüsselung der E-Mails erfolgt zukünftig transparent im Hintergrund.

Wenn Sie keine entsprechende Verschlüsselungslösung einsetzen, können wir unserem Anspruch in Bezug auf eine sichere Übermittlung nur nachkommen, in dem wir Ihnen die Informationen mit einem Passwort geschützt zusenden. Bitte beachten Sie dazu die nachfolgende Anleitung:

Wie können Sie unsere Nachrichten lesen?

Wenn Sie eine verschlüsselte E-Mail von uns erhalten, dann sieht der Inhalt in etwa wie im Screenshot abgebildet aus. Erkennbar ist, dass dies ein Standardtext ist, der Sie darauf hinweist, dass der eigentliche Inhalt in der passwortgeschützten PDF-Datei zu finden ist:

Ein Doppelklick auf die PDF-Datei ruft den eigentlichen Mailinhalt auf. Dabei sollte beachtet werden, dass die ideale Kompatibilität mit dem Adobe Reader gewährleistet werden kann.

Sie sehen nun die eigentliche Nachricht, die wir Ihnen gesendet haben. Möglicherweise enthält die Nachricht aber weitere Anlagen, wie Berichte oder Bescheide. Diese Anlagen wurden zur Wahrung der Vertraulichkeit ebenfalls verschlüsselt und sind nun als Anlage der PDF-Datei beigefügt. Im Screenshot können Sie erkennen, wie Sie diese Anlagen aufrufen können:

Wenn Sie uns auf die Nachricht antworten möchten, liegt es in Ihrer Verantwortung für einen entsprechenden Schutz der Informationen zu sorgen. Wir möchten Sie jedoch unterstützen und bieten Ihnen die Möglichkeit Ihre Antwort über unser Verschlüsselungssystem zu senden! Sie können unsere Nachrichten mit einem Klick auf „Reply“ beantworten.

Ihr üblicher Webbrowser wird geöffnet und unser Mailportal aufgerufen. Sie können dieser Nachricht Dateien beifügen und am Ende die Nachricht mit einem Klick auf „Senden“ abschicken.