Wir stellen unseren Mandanten in unserem Dokumentationsportal verschiedenste Dokumente bereit. Auf die bereitgestellten Dokumente haben alle im DSMS registrierten Benutzer Zugriff. Alle Mandanten erhalten bei Beginn der Zusammenarbeit die Möglichkeit die zugriffsberechtigten Mitarbeiter zu benennen. Wir empfehlen dabei mindestens die Nennung eines festgelegten Ansprechpartners im Unternehmen. Derzeit sind die bereitgestellten Dokumente in 6 Beratungskonzepte (BK) unterteilt.
In diesem Beratungskonzept geben wir unseren Mandanten einen Fahrplan an die Hand, wie am Anfang effektiv ein Datenschutzmanagementsystem aufgebaut und eingeführt werden kann. Dabei beginnen wir mit den allgemeinen Dokumentationspflichten, die sich aus der DSGVO und den damit verbundenen Rechenschaftspflichten ergeben. Danach arbeiten wir uns über die Webseiten und die Auftragsverarbeiter zu den Informationspflichten gegenüber den Betroffenen vor, bevor wir in die Mitarbeiterschulungen einsteigen und über organisatorische Maßnahmen angemessene und nachweisbare Regelungen im Unternehmen schaffen, die die Mitarbeiter zu einem sorgsamen Umgang mit personenbezogenen Daten verpflichten.
- Stammdokumente, nicht individualisiert
Das Datenschutzhandbuch ist das zentrale Regelwerk im Unternehmen. Bei der Erstellung des Musters haben wir uns am Aufbau gängiger ISO-Normen orientiert, weshalb wir mit einer Selbstverpflichtung der Geschäftsleitung zur Einhaltung des Datenschutzes beginnen und eine Leitlinie an die Mitarbeiter rausgeben. An das Datenschutzhandbuch angebunden werden die Unternehmensrichtlinien, die für die Mitarbeiter verpflichtende Regelungen zum Datenschutz enthalten. Diese Richtlinien sind modular aufgebaut und können je nach Anforderung des Unternehmens ausgewählt und genutzt werden.
- Datenschutzhandbuch für Mitarbeiter (Grundlagen und Leitlinie)
- Anlagen 1.x – Muster für die IT-Verantwortlichen
- Anlagen 2.x – Richtlinien zu Datenschutz und IT-Sicherheit
- Anlagen 3.x – Richtlinien zur IT-Nutzung
- Anlagen 4.x – Richtlinien zu Webdiensten
Im Beratungskonzept „Mustervorlagen“ finden sich alle möglichen Vorlagen, die den Unternehmen die Umsetzung des Datenschutzes erleichtern sollen. Dabei sind Muster zur Sensibilisierung der Mitarbeiter genauso enthalten, wie Einwilligungsformulare und Musterverträge zur Auftragsvereinbarung nach Artikel 28 DSGVO und zur gemeinsamen Verantwortung gemäß Artikel 26 DSGVO. Auch Checklisten befinden sich in diesem Bereich. Unser Ziel ist es jede individuelle Frage der Mandanten zielgerichtet zu beantworten und im Anschluss eine allgemeine Mustervorlage für alle Mandanten bereitzustellen.
- Auftragsverarbeitung (Art. 28 DSGVO)
- Auftragsverarbeitung engl. (Art. 28 DSGVO)
- Betroffenenrechte (Artt. 15-21 DSGVO)
- Datenschutzfolgenabschätzung
- Datenübermittlung ins Drittland, Transfer Impact Assessment (TIA)
- EU-Standardvertragsklauseln
- Gemeinsame Verantwortliche (Art. 26 DSGVO)
- Home-Office und Telearbeit
- Personal – Musterformulare im Beschäftigungsverhältnis
- Personal – Aushänge zur Mitarbeitersensibilisierung
- Sondervorlagen – Corona (CoronaSchVO)
- Vertraulichkeitsvereinbarungen (Art. 29 DSGVO)
Die Transparenzpflichten der DSGVO geben den Unternehmen vor, dass diese die Betroffenen in der Regel zum Zeitpunkt der Datenerhebung über die Datenverarbeitung zu informieren haben. Daraus resultieren verschiedenste Informationspflichten, die wir nach Situation oder Personengruppe als Muster bereitgestellt haben.
In den Argumentationshilfen haben wir verschiedenste Themen beleuchtet und kurz zusammengefasst. Im Grunde könnte man diese Dokumente „Whitepaper“ nennen. Jedes Dokument befasst sich dabei mit einem bestimmten Thema und liefert Argumente und Fundstellen, damit das Unternehmen bei der Bewertung eines datenschutzrechtlichen Sachverhaltes unterstützt wird. Zudem gibt es im BK5 weitere Unterordner, worin wichtige Veröffentlichungen – zum Beispiel von der Datenschutzkonferenz der Aufsichtsbehörden – bereitgestellt werden.
- Orientierungshilfen der CompliPro GmbH zu einzelnen Themen des Datenschutzes
- Gesetzestexte
- Veröffentlichungen der Aufsichtsbehörden
- Veröffentlichungen der Datenschutzkonferenz (DSK) / ehem. Düsseldorfer Kreis
- Veröffentlichungen von Verbänden und DS-Organisationen
Wir informieren unsere Mandanten, wenn es wichtige neue Meinungen der Aufsichtsbehörden, neue Urteile zum Datenschutz oder andere wichtige Hinweise gibt, die für den täglichen Umgang mit personenbezogenen Daten relevant sein könnten. Diese Informationen senden wir unseren Mandanten regelmäßig per E-Mail zu. Trotzdem ist uns auch klar, dass die tägliche E-Mail-Flut gelegentlich zu groß wird und wichtige Informationen dabei einfach übersehen werden können. Daher legen wir die per E-Mail bereitgestellten Informationen auch in Kopie im BK6 ab, damit diese jederzeit noch einmal nachgelesen werden können.
- Datenschutzzeitung der CompliPro GmbH
- Nachrichtenarchiv (Informationsschreiben) der CompliPro GmbH
Durch unsere Zusammenarbeit mit verschiedenen IT-Dienstleistern und dem technischen Hintergrund von René Floitgraf und Sascha Kurth entstehen immer neue Dokumente und Vorlagen, die IT-Dienstleister im Rahmen des Datenschutzes unterstützen.
Stand 08.03.2022 befinden sich ca. 330 Dokumente in unserer Bereitstellung.
