Unseren Mandanten stellen wir im Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten bereits eine Vielzahl von möglichen Aufbewahrungspflichten zur Verfügung, die die Dokumentation der Verarbeitungen des Unternehmens unterstützen und erleichtern sollen.
Manchmal wünschen sich unsere Ansprechpartner jedoch eine einfache Übersicht der wichtigsten Fristen, damit überhaupt eine Idee vorhanden ist, welche Frist zur Anwendung kommen könnte.
Wir haben diesen Wunsch aufgegriffen und eine Zusammenstellung vieler Aufbewahrungsfristen angefertigt. Nach Thema oder Fachbereich geordnet werden die Fristen inkl. einer möglichen Rechtsgrundlage benannt. Diese Frist kann dann mit der Fachabteilung besprochen bzw. abgeglichen werden.
Wichtig ist dabei zu beachten:
- Wir können bei dieser Aufstellung viel granularer die jeweiligen Fristen benennen. Nicht alle Datenkategorien werden so dediziert im Unternehmen unterschieden werden. Die Fristen müssen im Unternehmen mit einer angemessenen Risikobetrachtung organisiert und zusammengestellt werden. Als Beispiel sei die Datensicherung genannt, die im vorliegenden Dokument in 3 Teile unterteilt ist. Im Unternehmen gibt es regelmäßig nur eine Gesamtsicherung ohne Unterscheidung.
- Die Liste genießt keinen Anspruch auf Vollständigkeit, denn wir sind Berater für Datenschutz und Informationssicherheit und können daher in den jeweiligen Rechtsgebieten nur auf Erfahrungen zurückgreifen, jedoch nicht rechtlich beraten. Bei der Vielzahl an Gesetzen gibt es mit Sicherheit weitere Aufbewahrungsfristen für personenbezogene Daten, die nicht in unserer Aufstellung vorhanden sind. Die Fristen sollten daher im Unternehmen in enger Abstimmung mit den Fachbereichen definiert werden.
Was passiert, wenn die Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist?
Wenn die Frist zur Aufbewahrung abläuft entfällt in der Regel der Zweck der Datenverarbeitung. Ohne Zweck sind die Daten im Sinne der Datenminimierung regelmäßig zu löschen. Die Prozesse im Unternehmen sind daher an die Dauer des Zwecks anzupassen und entsprechende Löschungen routinemäßig einzuplanen.
Bei Fragen zu den Aufbewahrungsfristen und -Pflichten stehen wir selbstverständlich gerne zur Verfügung!
