Referentenentwurf zum Arbeitszeitgesetz

Es liegt ein Referentenentwurf zur Neuregelung der Arbeitszeiterfassung vor. Diese Neuregelung berücksichtigt die Entscheidung des BAG vom 13.09.2022. Über die Entscheidung des BAG hatten wir bereits berichtet.

Der Gesetzgeber hat nun einen Referentenentwurf vorgelegt, der das Arbeitszeitgesetz, das Jugendarbeitsschutzgesetz und die Offshore-Arbeitszeitverordnung aktualisiert.

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Wie hat die Zeiterfassung demnach zukünftig zu erfolgen?

Gem. dem Entwurf hat die Arbeitszeiterfassung künftig elektronisch zu erfolgen. Dabei kann diese elektronische Erfassung durch den Arbeitgeber, den Arbeitnehmer oder einen Dritten erfolgen, jedoch bleibt der Arbeitgeber für die ordnungsgemäße Aufzeichnung verantwortlich.

Der Arbeitgeber wird nicht verpflichtet die Erfassung der Zeiten aktiv zu kontrollieren, muss dann aber durch geeignete Maßnahmen sicherstellen, dass er über Abweichungen und Verstöße z.B. gegen Ruhezeiten informiert wird. Wie dies konkret auszusehen hat, wird nicht festgelegt. Möglich wäre nach unserem Verständnis ein Warnhinweis, wenn der Arbeitnehmer die zulässige Arbeitsdauer überschreitet, oder Ruhezeiten nicht eingehalten werden.

Interessant dürfte bei der Nutzung von Clouddiensten möglicherweise sein, dass die Aufzeichnungen zur Arbeitszeit gem. dem Referentenentwurf im Inland aufzubewahren sind. Zudem ist die Aufzeichnung in deutscher Sprache bereitzuhalten. Die Speicherdauer beträgt, wie zuvor, 2 Jahre.

Wann muss die Arbeitszeit erfasst werden?

Der Gesetzesentwurf selbst gibt dazu keine Auskunft. In der Begründung ist jedoch zu finden, dass die Erfassung am Tag der Arbeitsleistung zu erfolgen hat, damit eine verlässliche und objektive Aufzeichnung gewährleistet wird. Wobei Korrekturen von Fehlbuchungen oder die Nachpflege von vergessenen Buchungen nicht ausgeschlossen wird. Entsprechende Korrekturen sollen jedoch möglichst zeitnah erfolgen.

Wird es eine Übergangsfrist mit analoger Erfassung geben?

Ja, es sind Übergangsfristen vorgesehen. Grundsätzlich wird davon auszugehen sein, dass die Pflicht zur elektronischen Erfassung ein Jahr nach Inkrafttreten des Gesetzes eintritt. Für Unternehmen unter 250 Mitarbeiter wird es eine zweijährige Übergangsfrist geben und Unternehmen mit weniger als 50 Mitarbeiter erhalten sogar fünf Jahre Zeit zur Umstellung.

Unternehmen mit weniger als 10 Mitarbeitern, oder auch Angestellte im Privathaushalt werden im Referentenentwurf gänzlich von der Pflicht zur elektronischen Erfassung befreit. Eine Erfassung der Arbeitszeit in Papierform bleibt jedoch notwendig!

Sind weitere Ausnahmen vorgesehen?

Sofern es in einem Tarifvertrag vereinbart wird, oder auf Grund einer Erlaubnis innerhalb eines Tarifvertrages zugelassen wird, eine Betriebs- oder Dienstvereinbarung zur Arbeitszeiterfassung zu vereinbaren, so kann in diesen Vereinbarungen auch eine nichtelektronische Form der Erfassung vereinbart werden. Auch kann in diesen Fällen eine Regelung getroffen werden, nach der die Pflicht zur Erfassung nicht für Mitarbeiter gilt, wo die Arbeitszeiten auf Grund der ausgeübten Tätigkeit nicht gemessen oder im Voraus festgelegt werden können.

Ohne Tarifvertrag oder Betriebsrat wird eine Nutzung dieser Ausnahme nach unserem Verständnis nicht möglich sein.

Gibt es technische Anforderungen an die Arbeitszeiterfassung?

Im geplanten Gesetzestext ist keine Vorgabe dazu vorhanden, wie die elektronische Erfassung der Arbeitszeit ablaufen soll. In der Begründung ist jedoch ein passender Abschnitt zu finden:

„Eine bestimmte Art der elektronischen Aufzeichnung wird nicht vorgeschrieben. Neben den bereits gebräuchlichen Zeiterfassungsgeräten kommen auch andere Formen der elektronischen Aufzeichnung mit Hilfe von elektronischen Anwendungen wie Apps auf einem Mobiltelefon oder die Nutzung herkömmlicher Tabellenkalkulationsprogramme in Betracht.“

Auch eine Excel-Tabelle kann also grundsätzlich die Anforderungen an die Arbeitszeiterfassung erfüllen. Aber auch Schichtpläne können die Vorgaben erfüllen, wenn diese elektronisch genutzt und ausgewertet werden.

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Worin besteht das Risiko einer Excel-Tabelle?

Auch wenn eine Excel-Tabelle grundsätzlich die Anforderung erfüllt, sollten aus unserer Sicht folgende Punkte beachtet werden:

• Wir würden empfehlen, dass der Mitarbeiter seine selbstdurchgeführte Arbeitszeiterfassung mindestens monatlich als PDF-Datei an die Personalabteilung übermittelt und damit die Erfassung auf beiden Seiten protokolliert wird. Ansonsten sehen wir eine erschwerte Nachweismöglichkeit, auch wenn es zu Streitigkeiten im Arbeitsverhältnis in Bezug auf die geleistete Arbeitszeit kommt.
• Der gegenseitige Abgleich, z.B. durch die vorgenannte Bereitstellung an die Personalabteilung, empfiehlt sich auch auf Grund der vorgesehenen Möglichkeit zur Korrektur von Fehlbuchungen. Kommt es zu Korrekturen sollte unbedingt dafür gesorgt werden, dass diese konsistent auf beiden Seiten erfolgen.
• Gem. den zukünftigen Vorgaben an die Arbeitszeiterfassung muss der Arbeitgeber die erfasste Arbeitszeit kontrollieren, damit notwendige Ruhephasen eingehalten werden. Diese Kontrollen bedeuten Aufwand. Der Aufwand lässt sich reduzieren, wenn technische Maßnahmen Hinweise darauf liefern können, wenn Abweichungen vorliegen. Eine Excel-Tabelle wird regelmäßig keine entsprechenden Hinweismöglichkeiten für den Arbeitgeber vorsehen. Daher wird man sich als Arbeitgeber entscheiden müssen, ob man die Zeiterfassung mit Excel und Kontrollaufwand durchführen möchte, oder ob eine Lösung zur Zeiterfassung eingeführt werden soll, die entsprechende Hinweise erzeugen kann, damit der Kontrollaufwand möglichst reduziert werden kann.

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Was gilt es noch zu beachten?

Der Arbeitgeber wird verpflichtet, dem Arbeitnehmer Auskunft über die aufgezeichnete Arbeitszeit zu geben. Auf Verlangen ist der Arbeitgeber verpflichtet, dem Arbeitnehmer eine Kopie der Aufzeichnungen zur Verfügung zu stellen.

Diese Pflicht wird durch den Arbeitgeber aber bereits erfüllt, wenn der Arbeitnehmer die Möglichkeit bekommt, selbst die Aufzeichnungen einsehen zu können und entsprechende Auszüge (Kopien) anfertigen kann.

Gibt es offene Fragen?

Die Auslegung des Gesetzes wird sich in der praktischen Anwendung zeigen. Denn der Entwurf und auch die Begründung lassen aus unserer Sicht auch Fragen offen. So ist unserer Meinung z.B. nach nicht geklärt, welche Maßnahmen als angemessen zu betrachten sein werden und wann eine Korrektur als zeitnah gelten wird.

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Unsere Meinung!

Der Entwurf setzt die Forderungen des EuGH und des BAG um. Vielleicht werden noch kleinere Korrekturen am Entwurf vorgenommen, aber im Groben rechnen wir mit einer Umsetzung der neuen Anforderungen, wie es im Entwurf vorgesehen ist. Daher macht es Sinn, sich jetzt mit diesen Punkten zu beschäftigen.

Dabei sollte auch darüber nachgedacht werden, ob eine Excel-Tabelle tatsächlich sinnvoll ist, um die Erfassung der Arbeitszeit zu erledigen. Wenn der Prozess nun ohnehin angefasst werden muss, warum dann nicht eine Lösung etablieren, die auch die Kontrollpflichten erfüllt, ggf. auch direkt die zur Lohnabrechnung notwendigen Informationen an die lohnabrechnende Stelle übergibt und auch die Aufbewahrung komplett regelt? Auf diese Weise kann Abstimmungsbedarf und Kontrollaufwand reduziert werden, was unterm Strich ggf. die entstehenden Kosten durch reduzierten Personalaufwand wieder kompensiert. Achten Sie in diesen Fällen aber auf die Zugriffsrechte und auf eine datensparsame Erfassung, damit auch wir Datenschutzbeauftragte keine Bauchschmerzen mit der Umsetzung haben.

Sobald es weitere Neuigkeiten zum Gesetzesentwurf gibt, oder die Änderung des Arbeitszeitgesetzes beschlossen wird, werden wir Sie erneut informieren.

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