Da ich in den letzten Tagen von mehreren Mandanten auf das Thema „Anpassung der Pflegeversicherung ab Juli 2023“ angesprochen worden bin, möchte ich meine Erkenntnisse hier für alle unsere Mandanten zusammenfassen.

Der wichtigste Part zuerst: Die beschlossene Änderung ist ziemlich frisch und noch sind nicht alle Fragen im Detail geklärt. Aktuell ist klar, dass die Elterneigenschaft und die Kinder durch den Arbeitnehmer eigentlich bereits seit 2017 nachzuweisen sind. Dies konnte auch vorher schon durch Vorlage der Geburtsurkunde des jeweiligen Kindes erfolgen.

Auch bisher ist die Elterneigenschaft in geeigneter Form nach § 55 Abs. 3 S. 3-5 SGB XI durch den Arbeitnehmer nachzuweisen

„… Die Elterneigenschaft ist in geeigneter Form gegenüber der beitragsabführenden Stelle, von Selbstzahlern gegenüber der Pflegekasse, nachzuweisen, sofern diesen die Elterneigenschaft nicht bereits aus anderen Gründen bekannt ist. Der Spitzenverband Bund der Pflegekassen gibt Empfehlungen darüber, welche Nachweise geeignet sind. Erfolgt die Vorlage des Nachweises innerhalb von drei Monaten nach der Geburt des Kindes, gilt der Nachweis mit Beginn des Monats der Geburt als erbracht, ansonsten wirkt der Nachweis ab Beginn des Monats, der dem Monat folgt, in dem der Nachweis erbracht wird. …“ (Fassung und Abruf vom 26.05.2023)

Genau dieser Absatz wird nun, durch das PUEG angepasst (§ 55 Abs. 3 S. 6-9 SGB XI

„… Die Elterneigenschaft sowie die Angaben zu den Kindern sind in geeigneter Form gegenüber der beitragsabführenden Stelle, von Selbstzahlern gegenüber der Pflegekasse, nachzuweisen, sofern diesen die Angaben nicht bereits aus anderen Gründen bekannt sind. Um eine einheitliche Rechtsanwendung sicherzustellen und ein möglichst effizientes, schnelles und digitales Verwaltungshandeln zu gewährleisten, wird das Bundesministerium für Gesundheit gemeinsam mit dem Bundesministerium für Arbeit und Soziales und im Einvernehmen mit dem Bundesministerium des Inneren und für Heimat sowie dem Bundesministerium für Ernährung und Landwirtschaft ein Verfahren zur Erhebung und zum Nachweis der Anzahl der Kinder bis spätestens zum 1. Juli 2023 entwickeln. Der Spitzenverband Bund der Pflegekassen gibt Empfehlungen darüber, welche Nachweise geeignet sind. Erfolgt die Vorlage des Nachweises innerhalb von drei Monaten nach der Geburt des Kindes, gilt der Nachweis mit Beginn des Monats der Geburt als erbracht, ansonsten wirkt der Nachweis ab Beginn des Monats, der dem Monat folgt, in dem der Nachweis erbracht wird. Nachweise für vor dem 1. Juli 2023 geborene Kinder, die bis zum 31. Dezember 2023 erbracht werden, wirken vom 1. Juli 2023 an. …“

Was war, wird und bleibt?

In diesem Absatz wird nach neuer und alter Fassung dem Spitzenverband der Pflegekassen das Recht eingeräumt, die benötigten Nachweise konkreter zu beschreiben.

Da die in der Neufassung angekündigten „Verfahren zur Erhebung“ noch nicht vorhanden sind, können wir uns daher in Bezug auf die Nachweiserbringung nur auf die vorhandenen Informationen aus 2017 berufen. Zu diesem Rechtsstand liegt mir nur das Dokument „Grundsätzliche Hinweise Beitragszuschlag Kinderlose“ aus 2017 vor, worin einerseits die Nachweise definiert werden, aber auch die Aufbewahrung der Nachweise.

Nach diesem Dokument sind die Nachweise gem. Abschnitt 3.5 aufzubewahren, ein reiner Hinweis, dass der Nachweis vorgelegen hat, ist nicht ausreichend:

„Die Nachweise über die Elterneigenschaft sind von der beitragsabführenden Stelle zusammen mit den übrigen Unterlagen, die für die Zahlung der Pflegeversicherungsbeiträge relevant sind, aufzubewahren (vgl. auch § 8 Abs. 2 Nr. 11 BVV). Ein Vermerk „Nachweis hat vorgelegen …“ ist nicht ausreichend.“

Da das neue Verfahren zur Erhebung noch nicht bekannt ist, sehen Entgeltabrechnungssysteme derzeit nur die Möglichkeit vor, das Datum des Nachweises zu Erfassen (geprüft in DATEV Lohn und Gehalt, v. 12.32 vom 17.05.2023).

Was ist das Ergebnis aus dieser Zusammenfassung?

Auch wenn die neuen Verfahren zur Erhebung der Nachweise noch nicht festgelegt worden sind, bezieht sich die Neuregelung auf eine bereits existierende Rechtsverpflichtung, wonach die Nachweise durch die abrechnende Stelle zu erheben und zu dokumentieren sind.

Es sind daher noch Detailfragen zu klären, aber an der grundsätzlichen Notwendigkeit zur Erhebung der Nachweise besteht so gesehen kein Zweifel.

Gibt es Übergangsfristen?

Ja, der Gesetzgeber hat in der Neufassung von §55 folgende Fristen festgelegt:

„Erfolgt die Vorlage des Nachweises innerhalb von drei Monaten nach der Geburt des Kindes, gilt der Nachweis mit Beginn des Monats der Geburt als erbracht, ansonsten wirkt der Nachweis ab Beginn des Monats, der dem Monat folgt, in dem der Nachweis erbracht wird. Nachweise für vor dem 1. Juli 2023 geborene Kinder, die bis zum 31. Dezember 2023 erbracht werden, wirken vom 1. Juli 2023 an. Können die Abschläge nach Satz 4 und 5 von den beitragsabführenden Stellen und den Pflegekassen nicht ab dem 1. Juli 2023 berücksichtigt werden, sind sie so bald wie möglich, spätestens bis zum 31. Dezember 2024 zu erstatten“

Die Nachweise sind nach Geburt also innerhalb von 3 Monaten dem Arbeitgeber zur Verfügung zu stellen, damit diese rückwirkend ab Geburt berücksichtigt werden können. Eine spätere Einreichung des Nachweises durch den Arbeitsnehmer sorgt dafür, dass der Nachweis erst ab der nächsten Entgeltabrechnung berücksichtigt wird.

Für die Einführung der Neuregelung wird eine Übergangsfrist vorgesehen. Diese Übergangsfrist gilt nur für Kinder, die vor dem 01.07.2023 geboren worden sind. Nachweise zu diesen Kindern sind bis zum Jahresende einzureichen.

Unser aktueller Vorschlag

Die Erhebung der Nachweise ist ohnehin notwendig, sowohl nach alter und nach neuer Rechtsgrundlage. Beginnen Sie daher bereits jetzt Ihre Mitarbeiter zu sensibilisieren und die entsprechenden Nachweise einzufordern. Erfahrungsgemäß dauert es eine gewisse Zeit, bis Sie alle Nachweise zusammen haben. Bis dahin steht dann ggf. auch das neue Verfahren zur Erhebung fest. Dieses Verfahren wird aber mit großer Wahrscheinlichkeit die zuvor eingeholten Nachweise erfordern, weshalb Sie dann bereits vorbereitet sind.

Die aktuelle und zukünftige Rechtsgrundlage zur Erhebung Ihrerseits ist damit die Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung und ist demnach gem. Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO zulässig.

Informieren Sie Ihre Mitarbeitenden darüber, dass Sie diesen Nachweis benötigen und dass ein fehlender Nachweis zu einem höheren Beitrag in der Pflegeversicherung führt!

Beste Grüße
Ihre Datenschutzbeauftragten der CompliPro GmbH

Folgende Links können bei der Bewertung des Sachverhaltes hilfreich sein:

Anpassung der Pflegeversicherung – Nachweis von Kindern