Warum wir Funktionspostfach für die Kommunikation mit Bewerber:innen empfehlen!
Auch im Bewerbungsverfahren spielt der Datenschutz eine Rolle. Maßgeblich sind aus unserer Sicht vor allem 2 Aspekte, die die Nutzung eines Funktionspostfaches, beispielsweise erreichbar über „karriere@unternehmen.de“, sinnvoll werden lassen:
- Auch für erhaltene Bewerbungen gilt der Grundsatz der Vertraulichkeit. Informationen über und aus den Bewerbungen und zu Bewerbern dürfen nur Mitarbeitern zur Kenntnis gelangen, die für die Auswahl der Bewerber:innen und Begründung des Arbeitsverhältnisses zuständig und notwendig sind.
- Daten aus Bewerbungen unterliegen ebenfalls der Zweckbindung. Sobald das Bewerbungsverfahren abgeschlossen ist, spätestens mit der Absage an den Bewerber und Ablauf möglicher Einspruchsfristen, entfällt der Zweck der Datenverarbeitung und die Bewerbungen sind zu löschen.
Es gibt andere organisatorische und rechtliche Regelungen, die den oben genannten Punkten entgegenstehen:
- Allgemeine E-Mail-Postfächer, wie „info@unternehmen.de“ werden in der Regel von mehr als einer Person bedient und ganz allgemein ist diese Person häufig nicht mit den Personalangelegenheiten im Unternehmen betraut. Eine Kenntnisnahme der Bewerbungsinhalte durch die Mitarbeiter, die Zugriff auf das info-Postfach haben, ist daher für das Bewerbungsverfahren nicht notwendig und sollte vermieden werden.
- Rechtlich sind Unternehmen verpflichtet Geschäftsbriefe gemäß den Vorgaben aus dem HGB über eine lange Aufbewahrungsdauer vorzuhalten. Diese Vorhaltung muss unveränderbar und vollständig erfolgen. Bereits einfache E-Mails, beispielsweise mit einer Bitte um ein Angebot, können dabei als Geschäftsbrief betrachtet werden und unterliegen diesen Aufbewahrungspflichten. Um die Vorgaben einzuhalten, setzen viele Unternehmen automatisierte Archivierungslösungen ein, die eine Archivierung über den gesamten Aufbewahrungszeitraum gewährleisten. Werden nun Bewerbungs-E-Mails von dieser Archivierung erfasst, kann eine fristgerechte Löschung, wie unter Punkt 2 erwähnt, selten eingehalten werden.
Auch der Thüringer Landesbeauftragter für den Datenschutz und die Informationsfreiheit (TLfDI) hat dieses Thema in seinem 4. Tätigkeitsbericht zum Datenschutz nach der DS-GVO 2021 aus Oktober 2022 aufgegriffen.
Nach seinen Ausführungen wird aus „… dem datenschutzrechtlichen Blickwinkel … regelmäßig gefordert, dass ein Unternehmen von Bewerbern nicht verlangen darf, sich über die allgemeine E-Mail-Adresse zu bewerben…“.
Denn „… personenbezogene Daten in Initiativbewerbungen über einen allgemeinen Firmen-E-Mailaccount könnten von einer Vielzahl von Personen zur Kenntnis genommen werden, die letztendlich weder mit der Bewerberauswahl noch mit Aufgaben der Personalverwaltung beauftragt sind“.
„Daher ist – sofern Bewerbungen über E-Mail erwünscht sind – grundsätzlich ein gesonderter Account einzurichten, über den sich Bewerber auf bestimmte Stellen bewerben können und auf den intern auch nur die Personen zugreifen können, die mit dem Auswahlverfahren betraut sind.“
Und wenn doch eine Bewerbung im Info-Postfach landet?
Sollte sich eine Bewerbung doch einmal verirren und versehentlich im Info-Postfach landen, so liegt die Verantwortung nicht beim Unternehmen, sofern im Vorfeld im angemessenen Maße darauf hingewiesen wurde, an welche Adresse eine Bewerbung zu richten ist.
So sieht es zum Glück auch der TLfDI in seinem Tätigkeitsbericht:
„Bei einer Initiativbewerbung liegt es im Risikobereich des Bewerbers, dass damit auch unbefugte Kenntnis über die mit einer Bewerbung verbundenen personenbezogenen Daten erfolgen kann.“
Unsere Handlungsempfehlung
- Richten Sie ein Funktionspostfach für den Empfang von Bewerbungen ein.
- Schränken Sie die Zugriffsmöglichkeiten auf das Postfach so ein, dass nur die Mitarbeiter Zugriff auf das Postfach haben, die mit dem Bewerbungsverfahren betraut sind.
- Auch die Archivierungslösung ist so zu konfigurieren, dass eine Archivierung dieses Postfaches nach Möglichkeit vermieden, oder maximal auf die Dauer der Aufbewahrungsfrist reduziert ist.
- Stellen Sie potenziellen Bewerbern auf der Webseite eine Information zur Verfügung, die die E-Mail-Adresse des Bewerbungs-Postfaches deutlich erkennbar macht und nutzen Sie diese Information auch in möglichen Stellenanzeigen, z.B. in Jobportalen.
Gerade durch den vierten Punkt unserer Handlungsempfehlung können Sie sicherstellen, dass die möglichen Bewerber:innen in der Lage gewesen wären, ihre Bewerbung korrekt und datenschutzfreundliche zu übermitteln. Dies hilft Irrläufer in das Info-Postfach zu vermeiden und den gesamten Prozess durch möglichst umfangreiche Transparenz datenschutzfreundlich zu gestalten.
Zuletzt noch eine Randinformation, die dazu geführt hatte, dass der TLfDI sich überhaupt mit diesem Thema befassen musste: „Eine Norm, die potentielle Arbeitgeber verpflichtet, solche Initiativbewerbungen entgegenzunehmen und gegebenenfalls auch zu berücksichtigen, ist nicht bekannt.“
Wenn Sie Fragen dazu haben, wie Sie ein Bewerbungsverfahren datenschutzkonform einrichten, sprechen Sie uns an!
- Thüringer Landesbeauftragter für den Datenschutz und die Informationsfreiheit (TLfDI)
4. Tätigkeitsbericht zum Datenschutz nach der DS-GVO 2021 aus Oktober 2022 - Hinweis für unsere Mandanten: Beachten Sie dazu auch unsere umfangreiche Orientierungshilfe zum
Umgang mit Personaldaten im BK5 des DSMS vom 03.09.2019.
