Soforthilfe von Ihren Datenschutzbeauftragten!
Die IT unterstützt in diesen Tagen so gut wie jedes Unternehmen mit Lösungen rund um die Themen „Online-Meetings“ und „Home-Office“ Arbeitsplätze. Die Lösungsanbieter zeigen sich solidarisch und bieten Dienste teils kostenlos für zum Teil fest definierte Zeiträume an.
Viele Unternehmen haben dynamisch auf die Herausforderungen reagiert, um am Markt keine Schwäche zu zeigen! Unternehmerisch gute Entscheidungen wurde schnell getroffen und erst verspätet wurde durch die Brille des Datenschützers geschaut.
In der momentanen Situation für uns als Unternehmer stößt dieses Verhalten auf Verständnis.
Unsere Mandanten sind teils schon auf uns zu gekommen, um die Veränderungen und nötigen Anpassungen im Unternehmen durchzuführen.
Wenn Sie noch nicht dazu gehört haben, zeigen wir Ihnen hier den Weg in die datenschutzkonforme Lösung. Mit dem heutigen Newsletter wollen wir Ihnen eine vollumfängliche Arbeit an die Hand geben, mit der Sie den neuen Anforderungen auch aus der Sicht des Datenschutzes gerecht werden.
Wichtige Vorabinformation: Sie erhalten (wie immer) Vorlagen von uns. Ebendiese müssen auf Ihr Unternehmen angepasst werden und Vereinbarungen mit Mitarbeitern ggf. von einem Fachanwalt ergänzt werden.
Lesen Sie sich zuallererst unsere Vorlage „Checkliste“ durch. Hier finden Sie alle Kurzinformationen, um den Prozess im Sinne des Datenschutzes mit Ihren Mitarbeitern darzustellen und praxisnah Arbeiten zu können. Die Checkliste geht auf die ebenfalls im Anhang befindliche Richtlinie „Home-Office“ (abrufbar im DSMS) ein, die Sie Ihren Mitarbeitern zusammen mit dem Merkblatt „Home-Office“ zur Verfügung stellen können.
Händigen Sie den Mitarbeitern mit „Home-Office“ die Vertraulichkeitsvereinbarung aus und lassen Sie sich selbige entsprechend gegenzeichnen.
Sofern Sie „Online-Meetings“ durchführen, kommen Sie Ihren Informationspflichten unbedingt nach, indem Sie die Anlage „Informationspflichten für Onlineveranstaltungen“ in Ihrer Datenschutzerklärung hinzufügen und den Teilnehmern vor der Veranstaltung (möglichst schon im Einladungslink oder nötigenfalls als aller erstes im Online-Meeting) in Form eines Links zur Verfügung stellen. Regeln Sie zudem den Umgang mit diesen Kommunikationswegen im Unternehmen, beispielsweise durch verbindliche Unternehmensrichtlinien.
Dokumentieren Sie uns die von Ihnen eingeführten technischen und organisatorischen Maßnahmen im Rahmen des Home-Office und aktualisieren Sie das Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten (unseren Mandanten stellen wir die Vorlage „Online-Meetings“ zur Verfügung).
Als letzter Hinweis: Sie sind Auftragsverarbeiter und haben in Ihren Auftragsverarbeitungsverträgen das Home-Office kategorisch ausgeschlossen?
Benutzen Sie bitte unsere Vorlage der Vertragsergänzung für „Home-Office“.
Wir als Ihre Datenschützer möchten nicht in die Situation geraten, dass Sie Wettbewerbsvorteile verlieren aufgrund eines Versäumnisses im Datenschutz.
In Ihrem eigenen Sinne befolgen Sie bitte unsere Empfehlungen und kommen Sie mit Fragen gerne auf uns zurück.
Mit den besten Wünschen und vor allem dem Wunsch nach erhalt Ihrer Gesundheit grüßen wir Sie aus dem Home-Office aus Stolberg und Bergheim.
Ihre Datenschutzbeauftragten der CompliPro GmbH René Floitgraf & Sascha Kurth
Anlagen:
