Nimmt ein Mitarbeiter Kontakt mit dem Datenschutzbeauftragten des Unternehmens auf, kann dies verschiedene Gründe haben. Was dabei zu beachten ist: Teilweise könnte der Mitarbeiter einen erhöhten Anspruch an die Vertraulichkeit der Kommunikation stellen.
Wir haben die üblichen 3 Beweggründe der Mitarbeiter zur Kontaktaufnahme einmal zusammengefasst:
1) Der Beschäftigte als betroffene Person:
Im Beschäftigungsverhältnis werden personenbezogene Daten der Mitarbeiter verarbeitet, dies dürfte allen klar sein. Ob diese Daten nun auf Grundlage von Art. 88 DSGVO i.V.m. §26 BDSG für die Begründung und Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses verarbeitet werden, oder ob es um Verarbeitungen gem. Art. 6 oder 9 DSGVO geht – der Beschäftigte als Betroffener genießt die Betroffenenrechte gem. Art. 12 ff DSGVO.
2) Der Beschäftigte als Hinweisgeber:
Möglicherweise gibt es zwischen dem Arbeitgeber und dem Beschäftigten einen Disput über die Verarbeitung personenbezogener Daten oder der Beschäftigte möchte einen möglichen Missstand mitteilen und abklären. Auch in diesen beiden Fällen darf der Beschäftigte Kontakt zum Datenschutzbeauftragten aufnehmen.
3) Der Beschäftigte als Fragesteller:
Es kann vorkommen, dass der Beschäftigte im Rahmen seiner normalen Aufgabenerfüllung bei der Verarbeitung personenbezogener Daten auf Fragestellungen stößt, die er selbst nicht beantworten kann. Es kann beispielsweise Unklarheit dazu bestehen, ob einen Datenübermittlung zulässig ist, oder nicht. Auch in solchen Situationen steht der Datenschutzbeauftragte gem. seinen Pflichten beratend zur Verfügung.
Zu beachten ist in den Fällen 1 und 2, dass der Beschäftigte ein besonderes Interesse an der Vertraulichkeit der Kommunikation haben dürfte. Diese vom Beschäftigten erwartete Vertraulichkeit deckt sich auch mit der Pflicht zur Vertraulichkeit des Datenschutzbeauftragten gem. Art. 38 Abs. 5 DSGVO. In beiden Fällen muss dem Beschäftigten daher die Möglichkeit zur Verfügung stehen, unmittelbar mit dem Datenschutzbeauftragten zu kommunizieren, eine Kopie oder Durchleitung an oder über einen Koordinator, die Personalabteilung oder ähnliche Konstruktionen ist nicht zulässig.
Lediglich im dritten Fall wird nicht davon auszugehen sein, dass der Beschäftigte die Kommunikation als vertraulich betrachtet. Neben einer internen Koordination solcher Fragen zur Sicherstellung, dass wichtige Informationen bei allen Beschäftigten ankommen, können auch weitere Gründe in Betracht kommen, weshalb eine unternehmensinterne Datenschutzorganisation sinnvoll sein kann. Es besteht also die Möglichkeit, dass die Unternehmensleitung Vorgaben zu Kommunikationswegen in solchen Fällen vorgibt.
Im Ergebnis muss den Beschäftigten auf jeden Fall ein unmittelbarer Zugang zum Datenschutzbeauftragten ermöglicht werden. Dieser Zugang muss sich an den Vorgaben zur Vertraulichkeit messen lassen. Die Kontaktdaten sind den Beschäftigten gem. Art. 13 Abs. 1 lit. b DSGVO zum Zeitpunkt der Datenerhebung – also mit dem Eintritt ins Beschäftigungsverhältnis – mitzuteilen.
