Es ist Ostern und auch wir haben einige Ostereier für Sie versteckt!
In den letzten Wochen und Monaten haben wir unsere Dokumente überarbeitet. Diese haben wir Ihnen nun in der Dateiablage im audatis-Portal bereitgestellt.
Sie kennen bereits unser Datenschutzkonzept, welches bisher dazu genutzt wurde, die Mindestdokumentation zur Etablierung von Prozessen zu den Betroffenenrechten zu dokumentieren und damit die Rechenschaft-/Nachweispflicht gem. Art. 5 DSGVO zu erfüllen.
Dieses Datenschutzkonzept wird komplett durch den neuen Baukasten 2 „das Datenschutzhandbuch 2019“ abgelöst. Wir haben das Datenschutzkonzept komplett überarbeitet und modernisiert. Warum? Neben einer inhaltlichen Vertiefung haben 2 Aspekte berücksichtigt:
Das Datenschutzkonzept war die Umsetzung der Dokumentationspflichten, wie man es aus der DSGVO herauslesen konnte. In den letzten Monaten haben wir die Meinungsbildung der Aufsichtsbehörden aktiv laufend mitverfolgt und werden die Meinungsbildung auch weiter mitverfolgen. Sofern sich auf Basis der Meinungen Änderungsbedarf an unserem Datenschutzhandbuch ergeben hat, haben wir dies berücksichtigt und umgesetzt.
Wir haben auf die Wünsche aus der Mandantschaft gehört: Wir werden unsere Dokumente zukünftig klarer und einheitlicher strukturieren. Unser Ziel ist es damit eine verständlichere Gliederung zu erreichen. Zudem besteht auf Grund der neuen Struktur ggf. auch die Möglichkeit das Datenschutzhandbuch in Ihr vorhandenes QM zu integrieren. Zudem können den Mitarbeitern zukünftig auf Wunsch Links zum audatis-Portal im Dokument zur Verfügung gestellt werden. Betroffenenanfragen und auch die Meldung von Sicherheitsvorfällen können damit beschleunigt vorgenommen werden. Die Links stellen wir Ihnen auf Wunsch gerne bereit. Auch die Benennung eines IT-Sicherheitsbeauftragten haben wir zukünftig vorgesehen, wodurch eine Anknüpfung an das Themenfeld IT-Sicherheitsmanagement möglich wird.
Auch haben wir vereinzelt bereits über Informationspflichten und Einwilligungen mit Ihnen kommuniziert. Die Anregungen aus der Mandantschaft und unsere Hinweise an Sie werden wir Stück für Stück in unseren Datenschutzbaukästen zusammenführen.
Für Musterformulierungen und Mustervereinbarungen werden wir zukünftig den Baukasten 3 pflegen. Zu Beginn aller Datenverarbeitungen ist der Betroffene über die Datenverarbeitung in Kenntnis zu setzen. Es müssen die Informationspflichten nach Artt. 12 bis 14 DSGVO eingehalten werden. Auch hier gibt es viele wiederkehrende Standards, die in vielen Fällen bereits passen dürften, oder nur geringfügig angepasst werden müssen. Diese Musterinformationen sammeln wir in Baukasten 4.
Alle Bereiche, die Sie in den Dokumenten anpassen müssen, sind in roter Schrift vorbelegt, damit die Bearbeitung der Dokumente möglichst schnell erledigt werden kann.
In den einzelnen Baukästen (2-4) gibt es jeweils eine „Information für die Geschäftsleitung“, die im Groben zusammenfasst, worum es im jeweiligen Baukasten geht.
Sie fragen sich, was es mit Baukasten 1 auf sich hat? Stimmt, diesen Baukasten haben wir bisher noch nicht angesprochen. Dieser Baukasten ist für die Ersterhebung und betrifft unsere Fragebögen und Ihre Einführung in die Nutzung unseres Dokumentationsportals „audatis“. Einige von ihnen kennen diesen Baukasten bereits. Hier hat sich aktuell noch keine Änderung ergeben, aber auch hier werden wir in der nächsten Zeit Neuerungen einbringen.
Möglicherweise wird es noch den einen oder anderen Punkt geben, der verbessert werden kann und wir gehen auch nicht davon aus, dass die Dokumente alle komplett fehlerfrei sind – aber wir denken, dass wir einen Stand erreicht haben, den wir ruhigen Gewissens für Sie freigeben können.
Sollten Fragen aufkommen oder Unklarheiten beim Inhalt oder bei der Anwendung der Baukästen bestehen, stehen wir Ihnen selbstverständlich gerne zur Verfügung und freuen uns aber auch so über Ihr konstruktives Feedback!
Wir wünschen Ihnen ein frohes Osterfest!
Datenschutzhandbuch 2019
