Bereits zuvor haben wir in unseren Beratungen darauf hingewiesen, dass die Informationspflicht gegenüber den Bewerbern zu erfüllen ist.
Hier nochmal zusammengefasst:
Die Informationspflicht ist bei der ersten Verarbeitung von personenbezogenen Daten gegenüber dem Betroffenen zu erfüllen.
Da bereits die Erhebung eine Verarbeitung darstellt, ist die Informationspflicht umgehend zu gewährleisten, sobald der Bewerber Kontakt mit dem Unternehmen aufnimmt.
Unser Ansatz in der Beratung war daher:
Sorgen Sie dafür, dass die vakanten Stellenangebote auf der Webseite erkennbar sein. Verweisen Sie innerhalb dieser Stellenanzeigen und auch bei Anzeigen, die über Dritte (Arbeitsagentur, Stepstone, Indeed…) geschaltet werden, auf die Stellenangebote auf der Webseite.
Informieren Sie den Betroffenen entweder innerhalb der Stellenanzeige, oder in den Datenschutzinformationen auf der Webseite, über den Umgang mit den Bewerbungsinformationen.
Wenn sich der Bewerber nun auf eine bestimmte Stellenanzeige bewirbt, kann in solchen Fällen davon ausgegangen werden, dass die benötige Information bereits beim Betroffenen vorlag, als dieser die Bewerbung abgesendet hat. Eine erneute Information wäre damit nicht mehr notwendig.
Die Besonderheit:
Bisher unbeachtet blieb jedoch die Situation, wenn ein Bewerber sich auf Grund anderer Umstände beim Unternehmen bewirbt und zuvor keinen Kontakt zum Unternehmen oder der Webseite hatte, wir also von einer Initiativbewerbung ausgehen können.
Welche Bemühungen können hier nachgewiesen werden, dass das Unternehmen die Informationspflicht erfüllt hat? Vermutlich: Keine.
Die Lösung / Handlungsempfehlung:
Bestätigen Sie den Bewerbern den Empfang der Bewerbungsunterlagen. Sorgen Sie dafür, dass diese Bestätigung die notwendigen Informationen enthält. Entweder als Text in der Bestätigung, oder wieder mit Verweis auf die Datenschutzinformationen auf der Webseite.
Prüfen Sie nochmal, dass die Informationen für Bewerber auf Ihrer Webseite ersichtlich sind, z.B. in den Datenschutzinformationen.
Wie muss der Empfang der Bewerbung bestätigt werden?
Eine klare Vorschrift gibt es hier nicht. Die Bestätigung könnte bei E-Mail-Bewerbungen sogar per Autoresponder gesehen. Aus unserer Sicht spricht auch nichts dagegen, dem Absender einer schriftlichen Bewerbung eine E-Mail als Eingangsbestätigung zu übersenden.
Die E-Mail-Adresse wird der Bewerber aus freien Stücken in den Bewerbungsunterlagen genannt haben, ansonsten wäre die Bestätigung per Mail nicht möglich. Auch ist die E-Mail nicht als Werbung zu betrachten, dient sie doch als Bestätigung für den Erhalt der Bewerbung und daher als Teil der Vertragsanbahnung zwischen Ihnen und dem Bewerber.
Ergebnis:
Bereits in früheren Beratungen haben wir darauf hingewiesen, dass Betroffene, die Ihre Kontaktdaten über Dritte (Gelbe Seiten, ProvenExpert, Google…) erhalten haben, möglicherweise noch keine Informationen zum Umgang mit personenbezogenen Daten erhalten haben. Unser Vorschlag war daher die unternehmensweite Anpassung der E-Mail-Signatur mit einem entsprechenden Link auf die Datenschutzinformationen. Auch bei den Initiativbewerbungen zeigt sich, dass dieser Lösungsansatz hilft, die Informationspflichten nachweislich zu erfüllen. Damit gehört der Verweis auf die Datenschutzinformationen der Webseite in jede Mailsignatur.
Wie kann dieser Verweis aussehen?
Im Grunde reicht ein Text, nach folgenden Beispielen:
„Beachten Sie auch unsere Informationen zum Umgang mit personenbezogenen Daten.“
„Unsere Datenschutzinformationen finden Sie hier: www.ihrewebseite.de/datenschutz“
Haben Sie Fragen zum Thema, oder brauchen Sie Unterstützung bei der Erstellung der notwendigen Informationen?
Wir helfen Ihnen gerne weiter! Rufen Sie uns an, oder schicken Sie uns eine Mail.
Informationspflichten bei Bewerbungen
